Quanto custa mandar fazer um sistema sob medida?

Por que quase ninguém coloca preço de sistema no site

A resposta honesta é que o mesmo pedido, escrito na mesma frase, pode significar quatro semanas ou oito meses de trabalho. "Preciso de um sistema para controlar meus atendimentos" é um pedido legítimo. Para uma clínica com dois profissionais e uma recepcionista, isso é um projeto de quatro semanas. Para uma rede com seis unidades, convênios, comissão por profissional e ligação com o faturamento, é o mesmo pedido e oito meses de trabalho.

Publicar um número único, sem contexto, atrai o cliente errado e frustra o certo. Por isso a maioria some com a pergunta. O problema é que sumir com a pergunta deixa o dono de negócio sem nenhuma referência para planejar o ano. Faixa com contexto resolve isso melhor do que silêncio.

A regra prática do mercado sério: nenhum orçamento nasce antes de alguém sentar com você e mapear o que o sistema precisa fazer. Na ApexDev esse mapeamento vem antes do preço, e o preço que sai dele é fechado por projeto, sobre escopo definido. Não é hora aberta.

O que de fato faz o preço subir

Cinco coisas explicam quase toda a variação de preço entre um projeto e outro. Nenhuma delas é técnica, e todas dependem mais de você do que de quem constrói.

• Quantidade de telas e de regras. Uma tela com um formulário simples é barata. Uma tela que calcula comissão diferente por tipo de serviço, bloqueia desconto acima de um limite e avisa o gerente quando isso acontece custa cinco vezes mais, e continua sendo uma tela só.
• Quantos perfis de usuário diferentes. Um sistema em que todo mundo vê tudo é o mais barato que existe. Cada perfil novo — recepção, técnico, gerente, financeiro, cliente final — multiplica telas, permissões e testes.
• Ligação com o que você já usa. Conectar o sistema novo ao seu emissor de nota, ao sistema de gestão, ao WhatsApp ou à maquininha pode ser tranquilo ou pode ser a parte mais cara do projeto, dependendo do quanto o outro lado é aberto e documentado.
• Quem cadastra os dados iniciais. Se sua base atual está em uma planilha organizada, a passagem é rápida. Se está em três planilhas, um caderno e a cabeça de uma pessoa, alguém vai ter que limpar isso antes. É trabalho, e é pago.
• O quanto o processo já está claro na sua cabeça. Esse é o fator mais subestimado de todos. Quem sabe explicar o passo a passo do próprio processo economiza semanas. Quem descobre as regras durante o projeto paga por cada descoberta.

O item mais caro de qualquer projeto nunca é uma funcionalidade. É a regra de negócio que ninguém contou no começo e que aparece na terceira semana.

As faixas de preço por porte de sistema

Os números abaixo são ordem de grandeza do mercado para projetos entregues por equipes profissionais, com escopo fechado e sistema no ar. Servem para você planejar, não para fechar sem conversa.

• R$ 40 mil a R$ 80 mil (US$ 8 mil a US$ 15 mil): sistema focado em um problema só. Um ou dois perfis de usuário, de dez a quinze telas, sem ligação pesada com outros sistemas. Resolve o gargalo principal e aposenta a planilha. Prazo típico de 4 a 6 semanas. Serve para clínica pequena, oficina de um box, escritório de até cinco pessoas.
• R$ 80 mil a R$ 160 mil (US$ 15 mil a US$ 30 mil): sistema que sustenta a operação do dia a dia. Três ou quatro perfis de usuário, controle de acesso por função, relatórios para o dono decidir, uma ou duas ligações com sistemas que você já usa. Prazo de 6 a 10 semanas. É onde cai a maioria dos projetos de empresa consolidada.
• R$ 160 mil a R$ 250 mil ou mais (US$ 30 mil a US$ 45 mil ou mais): sistema que roda a empresa inteira. Várias unidades ou filiais, mudança de uma base antiga para a nova, ligações críticas com faturamento ou logística, aplicativo de celular além do sistema no navegador. Prazo de 10 a 16 semanas ou mais.

Abaixo de R$ 40 mil existe mercado, mas ele é outro: automação de uma rotina específica, ajuste em sistema que já existe, ou uma primeira versão muito enxuta. Não é sistema completo. Quem vende como se fosse está vendendo um prazo que não vai cumprir.

O que está incluso e o que quase sempre vem por fora

Um orçamento honesto separa as duas coisas antes de você assinar. Está incluso, no padrão de mercado sério: o mapeamento inicial, o desenho das telas, a construção, os testes, a colocação no ar e o treinamento da sua equipe.

Vem por fora, quase sempre:

• Hospedagem. É o aluguel do lugar onde o sistema mora. Para a maioria dos sistemas desse porte, fica entre R$ 100 e R$ 800 por mês. Quem promete hospedagem grátis para sempre está embutindo esse custo em outro lugar.
• Manutenção mensal. Opcional no papel, inevitável na prática. O motivo está no próximo bloco.
• Serviços de terceiros que o sistema usa: envio de mensagem, emissão de nota, recebimento de pagamento, assinatura digital. Cada um cobra por uso e a conta é sua, direto com eles.
• Mudança de escopo depois do combinado. Se o preço é fechado sobre um escopo definido, pedido novo depois da assinatura vira orçamento novo. Isso não é malandragem: é exatamente o que impede o preço fechado de virar conta aberta.

Por que existe custo todo mês depois da entrega

Software parado apodrece, e isso não é figura de linguagem. O celular do seu cliente se atualiza sozinho, o navegador muda, a regra fiscal muda, o serviço de terceiro que você usa altera o jeito de conversar, e uma falha de segurança descoberta lá fora vira problema seu aqui dentro. Um sistema sem manutenção não fica parado no mesmo lugar. Ele piora sentado.

A referência de mercado para manutenção fica entre 10% e 20% do valor do projeto por ano. Na prática, algo entre R$ 1.500 e R$ 6.000 por mês (US$ 300 a US$ 1.200), conforme o porte. Isso cobre correção de falhas, atualizações de segurança, acompanhamento e pequenos ajustes de rotina.

Esse acordo deve ser separado e cancelável, nunca uma corda no seu pescoço. E o código precisa ser seu. Na ApexDev a propriedade do código é transferida ao cliente na entrega, e o retainer mensal de manutenção é opcional: se você quiser levar o sistema para outra equipe, pode. Se não pode, você não comprou um sistema. Alugou um.

Por que o mesmo pedido recebe orçamentos três vezes diferentes

Você manda a mesma descrição para três empresas e volta R$ 35 mil, R$ 90 mil e R$ 180 mil. Isso quase nunca significa que alguém está mentindo. Significa que os três entenderam pedidos diferentes, e provavelmente nenhum deles entendeu o seu por inteiro.

Para comparar de verdade, ignore o número no rodapé e compare estas quatro coisas:

• A lista de telas. Se a proposta não diz o que vai ser construído, tela por tela, não é orçamento. É chute com número.
• O que acontece quando você pede algo novo no meio do caminho. Está escrito na proposta? Como é cobrado?
• Quem é o dono do código no fim. Se a resposta não for você, o preço baixo tem coleira.
• O que acontece depois da entrega. Existe manutenção? Quanto custa? É obrigatória para o sistema continuar funcionando?

Duas propostas com a mesma lista de telas e a mesma política de mudança já podem ser comparadas pelo preço. Antes disso, comparar preço é comparar coisas diferentes.

O que um orçamento barato demais está escondendo

Preço muito abaixo do mercado costuma esconder uma destas cinco coisas. Você descobre qual só depois de ter pago.

• O escopo que ele entendeu é menor que o seu. Orçou metade do que você pediu e vai cobrar a outra metade como extra.
• Não existe mapeamento antes. Ele começa a construir e vai descobrindo o seu processo junto com você, no seu tempo e no seu dinheiro.
• É um sistema pronto com a sua logo. Você paga por sob medida e recebe adaptação, com limites que só aparecem quando você precisa da regra específica do seu negócio.
• Sem teste, sem colocar no ar, sem treinamento. Chega o sistema, o resto é com você.
• Não sobra ninguém para atender depois. O sistema fica no ar até o dia em que quebra, e aí não tem quem conserte.

Refazer um sistema mal feito sai mais caro que fazer do zero. Você paga a demolição antes de começar a construção.

Como pagar menos sem comprar problema

Existem duas formas legítimas de reduzir o custo, e nenhuma das duas é pedir desconto.

A primeira é cortar escopo na primeira entrega. Você não precisa do sistema inteiro no mês um. Precisa da parte que resolve o pior gargalo, no ar, funcionando, com sua equipe usando. O resto entra em uma segunda etapa, paga depois, com o sistema já gerando resultado. Isso derruba o valor inicial em 30% a 50% e ainda melhora o projeto, porque a segunda etapa passa a ser desenhada sobre uso real, e não sobre suposição.

A segunda é chegar preparado. Escreva o passo a passo do seu processo antes da primeira conversa: quem faz o quê, em que ordem, o que pode e o que não pode, e quais são as exceções que todo mundo já sabe de cabeça. Uma página bem escrita disso corta dias de mapeamento e reduz muito o risco de descoberta cara no meio do projeto.

O que não funciona é contratar mais barato para fazer exatamente a mesma coisa. O trabalho não desaparece porque o preço caiu. Ele sai pior, ou volta como cobrança extra depois.

A conta que importa não é o preço do sistema

A pergunta certa não é quanto custa o sistema. É quanto o problema atual está custando por mês, todo mês, enquanto você decide.

Faça essa conta com números seus. Quantas horas por semana sua equipe gasta preenchendo planilha, conferindo planilha e corrigindo o que a planilha errou? Multiplique pelo custo da hora dessas pessoas. Quantos atendimentos, orçamentos ou cobranças se perdem por mês porque ninguém lembrou de dar retorno? Quanto vale cada um deles. Quantas vezes no último ano você decidiu com número errado porque a informação estava em três lugares que não batem?

Uma operação de porte médio que queima 20 horas por semana em trabalho manual está gastando algo entre R$ 4 mil e R$ 8 mil por mês só nisso, sem contar o que perde por erro e por esquecimento. Nessa conta, um sistema de R$ 90 mil se paga em pouco mais de um ano e segue rendendo depois, porque ele não some no fim do mês. Ele vira patrimônio da empresa.

E se a conta não fechar, a resposta honesta é não fazer o sistema agora. Nem todo problema justifica software sob medida. Mas quase nenhum dono de negócio faz essa conta antes de perguntar o preço, e é exatamente ela que transforma o número de assustador em decisão.